Pour débuter un processus d’amélioration, il faut d'abord être capable de voir les possibilités de changement. Pour cela il faut se munir d’une paire de lunettes spéciales.
C'est une paire de lunettes qui permet de distinguer les opérations à valeur ajoutée des opérations à non valeur ajoutée...
Qu’est ce qu’une opération à valeur ajoutée ?
La définition pratique que l’on peut donner est : « une opération à valeur ajoutée est celle que le client (interne ou externe) est disposé à payer ».
Donc si idéalement, il est possible de facturer l’opération et que le client est disposé à payer, cela veut dire que cette opération est à valeur ajoutée.
Est-ce suffisant de comprendre ce qu’est une opération à valeur ajoutée pour débuter un processus d'amélioration ?
Non !
Il faut aussi savoir distinguer ce qu’est « une opération à valeur non ajoutée ».
Dans la philosophie Kaizen 3 types d’opération à valeur ajoutée éclairent notre compréhension de ce qu’il faut éliminer ou réduire du processus observé.
Les 3 opérations à Non Valeur ajoutée sont :
• Les opérations de transport
- Les opérations de stockage
- Les opérations de contrôle.
Les opérations de transport.
Par exemple, si l’on se trouve à contrôler un bureau, on peut identifier toutes les opérations dans lesquelles on transporte des informations : que ce soit les emails, les fax ou les dossiers. Toutes ces opérations pour transporter des informations sont des opérations à non valeur ajoutée.
Donc si dans votre observation du processus, vous voyez une personne se déplacer pour aller chercher quelque chose ou porter quelque chose dans ce cas, vous êtes témoin d'une opération à non valeur ajoutée.
L’objectif est donc d’éliminer ou réduire ce type d’opération.
Par contre, si vous vous nommez "DHL", cette opération de transport devient une opération à valeur ajoutée pour vous, puisque celle-ci peut être facturée !
Les opérations de stockage.
Toutes les fois que vous voyez une pile de documents ou une liste d’emails, vous êtes dans une situation de non valeur ajoutée et dans cette situation le flux est bloqué.
Un stockage est un signal qui indique que le flux est bloqué et que le processus est en train de ralentir.
Il faut alors réviser le processus pour réduire le stock.
Les opérations de contrôle.
Par exemple, si votre business est celui d’effectuer un contrôle comptable ou contrôle de gestion alors idéalement vous pouvez facturer cette opération.
Dans ce cas, on sera face à une opération à non valeur ajoutée qui se transforme en une opération à valeur ajoutée.
Si par contre quand vous observez ou analysez le processus de votre contrôle et constatez que des employés stagnent dans des phases de contrôle alors on est face à une opération de « non valeur » ajoutée.
Cartographie de la valeur ajoutée
Donc pour commencer à voir et comprendre les possibilités d'amélioration, il faut faire ce que dans la méthodologie Kaizen on appelle "la cartographie de la valeur ajoutée".
Les symboles à utiliser sont:
Ci-dessous un exemple d’une cartographie.
Mario Mason
Prochainement un article sur : « comment organiser un chantier cartographie »
Talents Coach propose une formation :
« Les bases pour manager le changement dans une équipe ».
Pour plus d’info : http://www.talents-coach.com/les-bases-du-coaching-professionnel.html
